Tietosuojaseloste

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Rekisterin nimi

Kuopion seudun joukkoliikenteen matkakorttijärjestelmän sekä matkakorttijärjestelmän verkkopalvelun asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä 

Kuopion kaupunki, Kuopion kaupunkiseudun joukkoliikennelautakunta

Rekisteriasioista vastaava henkilö (rekisterinpitäjän edustaja)

Kaisu Matinniemi, joukkoliikennepäällikkö
Suokatu 42 c, 70100 Kuopio, kaisu.matinniemi@kuopio.fi, 044 718 51454

Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa
Jukka Räsänen, joukkoliikennesuunnittelija
Suokatu 42 c, 70100 Kuopio, jukka.m.rasanen@kuopio.fi, 044 718 50085

Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

Merja Merikoski
merja.merikoski(at)kuopio.fi

Henkilötietojen käsittelyntarkoitukset ja käsittelyn perusteet

Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisterin tietoja käytetään Kuopion seudun joukkoliikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteutukseen. Asiakkaan henkilötietoja käytetään henkilökohtaisen matkakortin osto-oikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.

Henkilötunnuksen käytön perusteina on asiakkaan luotettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja Kuopion seudun joukkoliikenteen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistamiseksi.

  • Henkilökohtaisen matkakortin luovutuksessa, jossa todetaan ja perustetaan asiakkaan osto-oikeus
  • Asiakkaan kuntalaisuuden tarkistuksessa
    • Henkilökohtaisen subventoidun matkakortin luovutus edellyttää, että asiakas asuu Kuopion seudun joukkoliikenteen alueeseen kuuluvassa kunnassa.
    • Asiakkaan kuntalaisuus voidaan joutua tarkistamaan sopimussuhteen kestäessä, asiakkaan kuntalaisuus voi muuttua kortin voimassaolon aikana. Asiakkaan velvollisuutena on päivittää tieto kuntalaisuuden muutoksesta matkakortille sen jälkeen, kun tieto on päivittynyt väestörekisterikeskuksen väestörekisteriin.
    • Alennus maksuperusteessa vaihtelee kuntakohtaisesti.
    • Kuntalaisuus tarkistetaan väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.
  • Kadonneen matkakortin sulkemisessa ja kortilla jäljellä olevien lipputietojen selvittämisessä.
  • Vioittuneen matkakortin vaihtamisessa ja kortilla jäljellä olevien lipputietojen selvittämisessä.
  • Löytyneen matkakortin omistajan tunnistamisessa.
  • Asiakkaan tunnistamisessa matkakortilla olevien lipputuotteiden hyvittämistilanteissa ja virhetilanteiden selvityksen yhteydessä.
  • Asiakkaan matkakortin lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa.
  • Henkilökohtaisen matkakortin tietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella. Korttitietojen haku edellyttää asiakkaalta vahvaa tunnistautumista verkkopankkitunnuksilla.
  • Matkakortin sulkemisessa asiakassuhteen päättyessä.
  • Asiakkaan tunnistautumisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

Matkakorttijärjestelmän verkko- ja mobiilipalvelun asiakasrekisterin tietoja käytetään palvelun tuottamiseen ja toteutukseen (matkakortille tai lipputunnisteelle ladattavat tuotteet), sekä asiakkuuteen liittyvässä yhteydenpidossa. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistumiseksi. 

Henkilötunnuksen käytön perusteina on asiakkaan luotettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja rekisterinpitäjän sekä joukkoliikenneviranomaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistamiseksi.

  • Asiakkaan matkakortin/lipputunnisteen lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa.
  • Henkilökohtaisen matkakortin/tunnisteen tietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella. Kortti- tai tunnistetietojen haku edellyttää asiakkaalta tunnistautumista.
  • Asiakkaan tunnistautumisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

Muu käyttö: Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyperusteena ovat ensisijaisesti sopimuksen täytäntöön paneminen ja Kuopion seudun joukkoliikenteen, rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut ja niiden toteuttaminen. Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja/tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

Lakiperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a ja b-kohta

(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä)

Rekisterin tietosisältö 

Matkakorttijärjestelmä asiakasrekisteri sisältää Kuopion seudun joukkoliikenteen asiakkaita koskevat seuraavat tiedot (tietoihin ei sisälly paikannustietoa sisältävää matkustustietoa):

  • Asiakastiedot
    • asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
    • asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnuksen loppuosa, syntymäaika, koti- ja asuinkunta, osoite, sukupuoli, kielisyys
    • yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedot
    • mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite
    • mahdollinen asiakkaan nimenomainen suostumus suoramarkkinointiin
    • mahdolliset laskutus- tai toistuvaisveloitussopimukset
    • mahdolliset valtuutukset
  • Matkakortin perustiedot
    • matkakortin numero
    • matkakortin luontipäivämäärä
    • asiakkaan matkakorttikohtainen käyttäjäryhmä (osto-oikeudet) ja sen mahdollinen määräaikainen voimassaoloaika
    • matkakortin lopetuspäivämäärä sekä syykoodi matkakortin lopettamiselle
  • Matkakortin tapahtumahistoria
    • toteutuma- ja rahatapahtumatiedot
      • matkakortin luovutushetki
      • matkakortille tehdyt lataukset
      • arvolipulla tehdyt arvoveloitukset: päivämäärä, kellonaika, lipputuote, veloitettu summa ja historiatietona matkakortin saldo ennen käyttöä ja käytön jälkeen
      • kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
      • sarjaluonteisten ja laskutettavien lipputuotteiden tapahtumatiedot
      • viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)
      • mahdolliset käyttöyritykset (leimaus kortinlukijalla ei ole onnistunut, syykoodi)
    • matkakortin tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.)

Matkakorttijärjestelmän verkko- ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri sisältää asiakkaita koskevat seuraavat tiedot (tietoihin ei sisälly paikannustietoa sisältävää matkustustietoa):

  • Asiakastiedot
    • asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
    • asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnuksen loppuosa, syntymäaika, koti- ja asuinkunta, osoite, sukupuoli, kielisyys, mikäli asiakas on vahvasti tunnistautunut.
    • yritys- ja yhteisöasiakkaiden yhtiö- tai yhteisötunnus sekä yhteystiedot
    • mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite
    • mahdollinen asiakkaan nimenomainen suostumus suoramarkkinointiin
    • mahdolliset laskutus- tai toistuvaisveloitussopimukset
    • mahdolliset valtuutukset
  • Matkakortin/tunnisteen perustiedot
    • matkakortin/tunnisteen numero
    • asiakkaan matkakortti-/tunnistekohtainen käyttäjäryhmä (osto-oikeudet) ja sen mahdollinen määräaikainen voimassaoloaika
  • Matkakortin/tunnisteen tapahtumahistoria
    • toteutuma- ja rahatapahtumatiedot
      • matkakortille/tunnisteelle tehdyt lataukset
      • arvolipulla tehdyt arvoveloitukset: päivämäärä, kellonaika, lipputuote, veloitettu summa ja historiatietona matkakortin/tunnisteen saldo ennen käyttöä ja käytön jälkeen
      • kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
      • sarjaluonteisten ja laskutettavien lipputuotteiden tapahtumatiedot
      • viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)
    • matkakortin/tunnisteen tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.)

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys

Henkilötiedot ovat aina salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteet

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säännökset 24.1 §.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Tietoja on mahdollisuus luovuttaa rekisterinpitäjälle, viranomaiskäyttäjälle, verkkopalvelussa myytävien tuotteiden tuoteomistajille ja järjestelmäpalveluiden tuottajille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 kuvattuihin käyttötarkoituksiin.

Kaikkia KELA –tuotteisiin liittyviä tietoja voidaan luovuttaa KELA:lle.

Kaikkia koulutuotteita koskevia tietoja voidaan luovuttaa kouluviranomaisille.

Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa ETA –alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen tietolähteet 

Asiakasrekistereiden asiakastiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään, alaikäisen huoltajalta, asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä tai väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Henkilötietoja voidaan päivittää edellä mainituista järjestelmistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika

Matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän ja järjestelmätoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Asiakastietoja säilytetään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana asiakkaan matkatilillä on viimeksi ollut tapahtumia. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen ei ole enää mahdollista.

Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän, viranomaiskäyttäjien, kaupassa myytävien tuotteiden tuoteomistajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Asiakastietoja säilytetään kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana asiakkaan matkatilillä on viimeksi ollut tapahtumia. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen ei ole enää mahdollista.

Käyttöoikeudet ja niiden hallinta

Käyttöoikeudet asiakasrekisteriin sitä työtehtävissään tarvitseville joukkoliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteen henkilökunnalle määrittelee Kuopion seudun joukkoliikenteen pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt.

Toimeksiantoon perustuen asiakasrekisterin tietoja käsittelevien henkilöiden (muut mahdolliset palvelupisteet) käyttöoikeudet määritellään toimeksisaajan ja Kuopion seudun joukkoliikenteen välisessä toimeksiantosopimuksessa mainituin periaattein.

Asiakasrekisterin käyttämiseksi käsittelijällä on oltava henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta sekä hyväksikäyttökieltoa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.

Käytön valvonta

Käytön valvonnan rekisterillä valvotaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvontaan tarvittavia tietoja tallennetaan sekä tietokantaan että tiedostomuotoiseen lokiin. Palvelun osajärjestelmät muodostavat lokia ohjausparametrien mukaisesti. Lokitiedostoja säilytetään tiedostojärjestelmässä, johon on käyttöoikeuksin rajatta pääsy (lukutai kirjoitusoikeudet) palvelun ylläpidosta vastaaville henkilöille. Lokitiedostoja säilytetään pääsääntöisesti yhdeksän (9) kuukauden ajan.

Rekistereiden käytöstä talletetaan tietokantaan tiedot käytönvalvontaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakuehto ja syy). Tietokantaan tallennettujen tietojen avulla voidaan seurata ja raportoida asiakasrekisterin asianmukaista käyttöä. Tiedoista tuotetaan käytön seurantaan tarvittavat raportit. Tiedostomuotoiseen lokiin talletetaan käyttäjä- ja päiväkohtaisesti asiakastietoihin tehdyt haut ja muutokset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedot.

Tekninen ylläpito

Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.

Käytettävyyden varmistaminen

Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.

A Sähköiset ylläpitojärjestelmät

Waltti – lippu- ja maksujärjestelmä ja siihen liittyvät sähköiset asiakirjat (Kela-koulumatkatuen hakemiseen liittyvä excel-muodossa oleva listaus, peruskoululaisten koululaiskorttien tilauslomakkeet excel-muodossa). Tiedostot sijaitsevat verkkolevyllä, jolla rajoitetut käyttöoikeudet.

B Manuaalinen aineisto

Paperiasiakirjat (maksusitoumukset, opiskelijoiden opiskelutodistukset, Kela-koulumatkatuetun lipun ostotodistukset ja mahdolliset tulosteet waltti-järjestelmästä)

Tietojen suojauksen periaatteet

A Sähköinen aineisto

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Rekisteritietojen käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B Manuaalinen aineisto

Arkistoissa ja yksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti. Asiakkuuden päättyessä asiakastietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan hyvittämistilanteiden ja virhetilanteiden selvittämisen varalta.

Laskutuksen perusteena olevia asiakirjoja säilytetään kaksi (2) vuotta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus):

Kirjautuessaan sisään verkko- tai mobiilipalveluun, rekisteröidyllä on aina nähtävillä suurin osa niistä tiedoista, joita palvelu hänestä sisältää. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa, mitä matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteriin hänestä on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan "Yhteydenotot" mukaisesti. Tarkistusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukaudennkuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia,nerityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periänkohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista:

Rekisteröity voi päivittää omia perustietojaan sekä matkakorttijärjestelmän että verkko- ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekistereissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. 

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan "Yhteydenotot" mukaisesti.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä:

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Kuopion seudun joukkoliikenne kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Kuopin seudun joukkoliikenteen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan "Yhteydenotot" mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Kuopion seudun joukkoliikenne voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut matkakorttijärjestelmän sekä verkko- ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet:

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Kuopion seudun joukkoliikenteelle tämän tietosuojaselosteen kohdan "Yhteydenotot" mukaisesti.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Kuopion seudun joukkoliikenteen palvelupisteeseen tai postitse osoitteeseen: KYP Joukkoliikenne- ja henkilökuljetukset, Suokatu 42, 70111 Kuopio

Pyynnön esittäjän tulee todistaa henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kuopion kaupungin joukkoliikenteen linja-autojen tallentavan kameravalvonnan ja matkustajalaskennan henkilörekisteri

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 679/2016.  

Rekisterin nimi    

Kuopion kaupungin joukkoliikenteen linja-autojen tallentavan kameravalvonnan ja matkustajalaskennan henkilörekisteri

Rekisterinpitäjä

Kuopion kaupunki

Y-tunnus 0171450-7
Postiosoite: Kirjaamo, PL 1097, 70111 Kuopio
Sähköposti: kirjaamo(at)kuopio.fi
https://www.kuopio.fi/fi/etusivu
https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisterinpitäjän edustaja

vs. Joukkoliikennepäällikkö Tero Myyryläinen, 044 718 5329, tero.myyrylainen(at)kuopio.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Liikkumispalveluiden kehittämispäällikkö Jouni Huhtinen, 044 718 5327, jouni.huhtinen(at)kuopio.fi

Tietosuojavastaava    

Kuopion kaupunki, Puhelin: 044 718 2854

Asiointisähköposti: tietosuojavastaava(at)kuopio.fi

Sähköposti on tarkoitettu yleiseen neuvontaan, ja se ei tietosuojasyistä sovellu henkilökohtaisten asioiden käsittelyyn.

Käsittelyn tarkoitus

Tallenteita kerätään työntekijöiden ja asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi, (työ)tapaturman tai (työ)turvallisuudelle uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi, Kuopion kaupungin viranomaistoimintaan ja liikennöitsijään liittyen, omaisuuden suojaamiseksi, ennaltaehkäisemään vahingontekoja, väärinkäytöksiä ja rikoksia sekä auttamaan jo tapahtuneiden vahingontekojen, väärinkäytösten ja rikosten selvittämisessä linja-autoissa.

Matkustajalaskennan osalta kerätään tietoa linja-autojen täyttöasteesta Telian laskentalaitteilla. Tarkempi kuvaus matkustajalaskentalaitteiden henkilötietojen käsittelystä: Henkilötietojen käsittely Crowd Insights -palvelussa | IT-palvelut yrityksille | Telia | Telia yrityksille

Henkilötietoja voidaan käsitellä alkuperäisen käyttötarkoituksen lisäksi yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten.

Käsittelyn oikeusperuste

Kuopion kaupungin joukkoliikenteen (toimivaltainen viranomainen) linja-autojen kameravalvonta.

Lakisääteinen velvoite, EU 679/2016, artikla 6.1 kohta c

Poliisin osalta kameroiden tallentamia henkilötietoja käsitellään teknisenä valvontana poliisilain 4 luvun 1 §:n 2 momentissa säädettyihin tarkoituksiin:

  • Rikosten ennalta estäminen ja rikoksesta epäillyn tunnistaminen 
  • Yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen

Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1–3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi. Lisäksi rekisterin tietoja voidaan käyttää muiden erityislakien puitteissa.

Henkilötietojen salassapito

Henkilötietoja ei saa käsitellä ilman käsittelyoikeutta. Lisäksi osa henkilötiedoista on erikseen lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste: 
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § kohdat 4, 5, 7 ja 26.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016, tietosuojalain 1050/2018, lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 24.1 § sekä erityislainsäädännön mukaiset henkilötietojen salassapitoa koskevat säädökset. 

Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteröityjä ovat kaikki kameravalvonnan alueella liikkuvat valvontakameroiden kuviin tallentuvat henkilöt. Näitä voivat olla esimerkiksi linja-auton liikenteen matkustajat, liikennöitsijän työntekijät ja muut kameravalvonnan alueella liikkuvat henkilöt. Lisäksi viranomaiset ja järjestelmän ylläpidosta ja huollosta vastaavat henkilöt.

Käsiteltävä henkilötieto

Kameravalvontajärjestelmän tallentamat aika- ja paikkasidonnaiset kuvatallenteet linja-autoista:

  • ulkoalueilla linja-auton välittömässä läheisyydessä
  • linja-auton sisäänkäynneissä
  • linja-auton sisätiloissa (mukaan lukien kuljettajan työtila)

Henkilötietojen lähde

Kuva-aineistoissa valvontakamerat. 

Henkilötietojen käsittelyn järjestelmät ja paperiaineistot

Liikennöitsijän tallentava kameravalvontajärjestelmä ja matkustajalaskenta. Matkustajalaskennan aineisto on anonymisoitu/aggregoitu ja siitä ei tehdä tallenteita. Matkustajalaskennan laitteisto on Telia Oyj:n toimittama ja heillä on oma henkilötietojen käsittelyn ohjeistus: Henkilötietojen käsittely Crowd Insights -palvelussa | IT-palvelut yrityksille | Telia | Telia yrityksille

Tietojen suojaus:
Liikennöitsijä ja Kuopion kaupunki huolehtii siitä, että sen sähköisissä järjestelmissä on tarvittava tietoturvataso ja tietosuojataso. Järjestelmiä saa käyttää vain henkilö, jolla on siihen henkilökohtainen käyttöoikeus. Kaupunki ja liikennöitsijä säilyttää paperimuodossa olevan tiedon suojatuissa ja valvotuissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa rajoissa viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa samaan konserniin kuuluville yrityksille oikeusvaateiden esittämiseksi sekä vakuutusyhtiölle vahinkotapausten korvauskäsittelyä varten.

Liikennöitsijä käyttää ulkopuolisia toimijoita henkilötietojensa käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja liikennöitsijän tai kaupungin toimeksiannosta ja heidän lukuunsa.

Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Yhteistyökumppanit:
Kaupungilla on useita yhteistyökumppaneita, jotka voivat käsitellä kaupungin henkilötietoa. Tällaisia ovat esimerkiksi ICT-palveluntuottajat ja laskutusta hoitavat tahot. Kaupunki varmistaa henkilötietojen käsittelyn periaatteet yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksella ja ohjeistuksella.

Henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään 14-30vrk kameravalvonnan tallentimilla. Käsittelijöiden henkilötietoja säilytetään sopimuksen keston ajan. Rikosilmoituksiin liittyviä tallenteita säilytetään poliisin pyyntöön saakka. Tallentimelta otettuja tallenteita säilytetään asian käsittelyn (esimerkiksi rikos ilmoitus, työsuojelu, jne.) vaatiman ajan. Henkilötietojen säilytys ja hävitys:

Kaupunki säilyttää henkilötietoja ainoastaan sen ajan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista. Kaupunki säilyttää ja hävittää sähköiset ja paperilla olevat tiedot tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioiden arkistolain (831/1994) ja tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on useita oikeuksia, jotka voivat vaihdella eri tilanteissa. Lisää tietoa oikeuksista saa tietosuojavastaavalta ja Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, että henkilöä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihin eli tarkastaa henkilötiedot ja saada niistä jäljennös.
  • Rekisteröidyllä on oikeus oikaista epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot poistettua ja ”tulla unohdetuksi”. Tätä oikeutta ei ole muun muassa silloin, jos käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
  • Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojen käsittelyä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle jäljennöksen avulla tai suoraan, jos se on teknisesti mahdollista.
  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn ja jolla on henkilölle merkittäviä vaikutuksia. Tämä koskee myös profilointia, joka tarkoittaa henkilöä koskevien ominaisuuksien automaattista käsittelyä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkaus aiheuttaa korkean riskin henkilön yksityisyyden suojalle.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

Oikeuksien käyttäminen

Tietosuojaselosteista löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä, rekisterinpitäjästä ja tätä edustavista viranhaltijoista, rekisterin yhteyspisteestä sekä tietosuojavastaavan yhteystiedot. Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyspiste, sekä tietosuojavastaava antavat tarvittaessa lisätietoja. Mikäli havaitset epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä, ota yhteyttä tietosuojaselosteessa nimettyyn rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteyspisteeseen (kohdat 4. ja 5.) tai tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä: https://www.kuopio.fi/fi/henkilotietojen-kasittely

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen on yleensä maksuttomia. Rekisterin vastuuhenkilö voi periä maksun tarkastuspyynnöstä, jos pyyntö on kohtuuton, usein toistuva tai rekisteröity pyytää useita jäljennöksiä samasta tiedoista.

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa tietopyyntöön kuukauden kuluessa tai ilmoittaa viivästyksestä tämän ajan kuluessa. Rekisterin vastuuhenkilö voi kieltäytyä pyynnön käsittelystä, jos siihen on lakisääteinen ja perusteltu syy. Kieltäytyminen voi perustua tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016), tietosuojalakiin (1050/2018), julkisuuslakiin (621/1999) tai eri alojen erityislainsäädäntöön. Rekisterin vastuuhenkilö antaa rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallisen perustelun.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on valvontaviranomainen, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä Suomessa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Valituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, jos rekisteröity ei hyväksy rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön tehtyä kieltäytymispäätöstä tai havaitsee epäkohdan henkilötietojen käsittelyssä ja rekisterin vastuuhenkilö ei korjaa epäkohtaa rekisteröidyn yhteydenoton perusteella. Rekisteröidyllä on myös rekisterinpitäjän päätökseen liittyviä hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
https://tietosuoja.fi/etusivu
https://tietosuoja.fi/yhteystiedot